Bon de livraison recopié dans le tableur de suivi de stock, commande ressaisie de l'ERP vers le logiciel de facturation, relevé d'atelier retapé le soir dans un fichier Excel : ce travail de double saisie fait partie du quotidien de nombreuses PME industrielles, au point de ne plus être questionné. Une analyse récente permet enfin d'en mesurer le coût réel.

Un coût qui ne figure sur aucune ligne comptable

La ressaisie manuelle n'apparaît jamais comme une charge identifiable dans un bilan : elle se dilue en quelques minutes par-ci, quelques minutes par-là, réparties entre plusieurs personnes et plusieurs services. C'est précisément ce qui la rend difficile à combattre : personne n'a de raison de s'en plaindre tant qu'elle n'est pas chiffrée, alors qu'elle mobilise chaque année un temps considérable.

Ce que révèle le calcul

La méthode proposée par BenIT part d'hypothèses simples : environ 3 minutes par saisie manuelle, un taux d'erreur de l'ordre de 5 %, chaque erreur nécessitant 20 à 30 minutes de correction, sur 220 jours travaillés par an, avec un coût horaire chargé de 35 à 55 € selon la région et la qualification. En appliquant cette grille à trois profils d'entreprise, le résultat donne environ 12 900 € par an pour une structure de 10 à 20 salariés, 60 600 € pour 20 à 50 salariés, et jusqu'à 154 300 € pour une PME de 50 à 100 salariés. Des montants qui grimpent vite dès que plusieurs postes ressaisissent la même information sous des formats différents.

Pourquoi cela concerne particulièrement le Beaujolais et l'agglomération lyonnaise

Le tissu industriel et logistique du territoire, de Villefranche-sur-Saône aux zones d'activité de l'agglomération lyonnaise, compte une forte proportion de PME qui ont construit leur système d'information par empilement : un ERP pour la production, un logiciel métier pour la logistique ou la sous-traitance, des tableurs pour combler les manques. Sans équipe informatique dédiée pour fluidifier ces échanges, ce sont souvent les mêmes personnes, chef d'atelier, assistante de gestion, responsable logistique, qui absorbent la ressaisie en plus de leur activité principale. Rapporté à la taille de l'équipe, le coût pèse alors proportionnellement plus lourd que dans un grand groupe doté d'un service dédié à l'intégration des systèmes.

Le bon réflexe : mesurer avant d'automatiser

Face à ce constat, la tentation est d'acheter un outil d'automatisation pour "arranger ça". Mais tous les points de ressaisie ne se valent pas : certains coûtent quelques centaines d'euros par an et ne justifient aucun projet, d'autres pèsent plusieurs dizaines de milliers d'euros et méritent d'être traités en priorité. C'est tout l'objet d'un diagnostic préalable : cartographier les flux de données réels de l'entreprise, chiffrer ce que coûte chaque point de ressaisie, et prioriser les chantiers qui produiront un retour mesurable plutôt que de traiter tous les irritants en même temps.